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1. In einem Absatz

Spieler melden sich über Ihren persönlichen Link an. Trainer, Plätze und Niveaus richten Sie einmalig ein. Danach erstellt die KI (oder Sie manuell) einen Stundenplan nach Verfügbarkeit, Niveau und Präferenzen. Spieler informieren per Klick, Rechnungen aus demselben Plan, Zahlungen über iDEAL/Mollie. Dazu Kommunikations-Tool, KI-Chat-Widget und KI-Mail-Assistent.

2. Erste Einrichtung

Konto auf newballsmanagement.com. Unter Einstellungen: Akademiedaten, Mollie API Key (von mollie.com), Standorte (falls Multi-Location), Niveaus (Länderstandard, anpassbar) und Preise pro (Unterrichtsart, Gruppengröße).

3. Trainer und Plätze

Hinzufügen unter Dashboard → Trainer und Plätze, Verfügbarkeit pro Tag. Ohne Platz-Verfügbarkeit keine Einteilung.

4. Spieler anmelden lassen

Anmelde-Link teilen (Einstellungen → Anmelde-Link). Spieler füllen ein mehrsprachiges Formular aus: Kontakt, Geburtsdatum, Sport, Standort, Niveau, Verfügbarkeit, Präferenz, optional Anmelde-Code (für Familien).

5. Einteilung erstellen

Zwei Optionen unter Dashboard → Einteilung: Automatisch (ein Klick) oder leer (manuell). Manuell: Klick auf Spieler → passende Zeitfenster leuchten → Klick auf Slot. Unterrichtsart automatisch bestimmt. "Leere Plätze füllen" vervollständigt. Rote "Platzkonflikt"-Badge bei Doppelbuchung. Mehrere Versionen speichern.

6. Spieler informieren

"Teilnehmer informieren" → Checkbox-Auswahl mit "Bereits benachrichtigt"-Badge, optional persönliche Nachricht, Preis automatisch in der Mail. Pro Spieler: 🟢 grün = Einteilung versandt, 🟣 lila = Rechnung erstellt.

7. Rechnungen

Unter Rechnungen Vorschau laden (bereits fakturierte übersprungen), auf Erzeugen klicken. Senden pro Rechnung oder alle Entwürfe. Jede Mail mit PDF, Zahlen-Button (dauerhaft gültiger Mollie-Link), IBAN und Reply-to zur Akademie-Mail. Aufteilung in Raten (2-12, Intervall konfigurierbar, Auto-Versand per Cron).

8. Zahlungen verfolgen

Mollie-Webhook markiert bezahlt automatisch. Status: Entwurf · Gesendet · Fällig · Bezahlt. Automatische Erinnerungen am 1. und 15.

9. Kommunikations-Tool

Unter Dashboard → Kommunikation: Broadcasts, Vorlagen, Absagen und Geburtstags-Mails. Jede Nachricht pro Teilnehmer protokolliert.

Broadcast

Mails an mehrere Teilnehmer mit Filtern nach Typ, Sport, Status (eingeteilt/nicht), Unterrichtstag und Name. Variablen {voornaam}, {achternaam}, {school} automatisch ersetzt.

Vorlagen

Eigene + 5 Beispiel-Vorlagen (Willkommen, abgesagt, Ferien-Erinnerung, Saisonabschluss, Gruppe komplett). Anpassen oder als eigene speichern.

Geburtstags-Mails (automatisch)

Unter Einstellungen → Geburtstags-Mails: aktivieren, Betreff und separate Texte für Jugend/Senioren. System versendet automatisch jeden Morgen.

Verlauf pro Teilnehmer

Auf jeder Teilnehmer-Bearbeitungsseite: Zeitleiste aller Mails (Status, Betreff, Zeit).

10. KI-Chat-Assistent (optional)

Widget auf Ihrer Website. Unter Dashboard → Chatbot: Öffnungszeiten, Angebot, FAQ, Richtlinien. Einzeiliges HTML-Snippet zum Einfügen. Antwortet rund um die Uhr in jeder Sprache.

11. KI-Mail-Assistent (optional)

Antwortet automatisch auf eingehende Mails. Einrichten unter Dashboard → Mail-Assistent. Antwortet in der Kundensprache, leitet bei Unsicherheit weiter, merkt sich letzte 10 Austausche pro Kunde.

12. Praktische Tipps

• Familien zusammenhalten: gleicher Anmelde-Code (z.B. Nachname) teilt sie zusammen ein, auch bei verschiedenen Niveaus.
• Mehrere Versionen speichern: klare Namen zur Rückkehr.
• Testen: immer Test-Rechnung und Test-Einteilungsmail an sich selbst vor Gruppenversand.

13. Hilfe nötig?

Schreiben an info@newballsmanagement.com mit Seite, Aktion und Screenshot. Der KI-Chat-Assistent auf unserer Website hilft auch.

Vollständige Anleitung als PDF